Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung und Nutzung von IT-Gütern oder Dienstleistungen. Typische Phasen sind: Bedarfsanalyse → Marktrecherche → Ausschreibung → Angebotsbewertung → Bestellung → Lieferung → Rechnungsprüfung → Inventarisierung. Öffentliche Auftraggeber müssen Aufträge ab bestimmten Auftragswerten (EU-Schwellenwerte) EU-weit ausschreiben.